1–3: Önce karar, sonra tarama
Birinci adım envanterdir: hangi birimde, hangi türde, yaklaşık kaç belge var? İkinci adım sınıflandırma şemasıdır — birim, kategori ve doküman türü hiyerarşisi. Üçüncü adım her doküman türü için indeks alanlarını belirlemektir (sözleşme için taraf, başlangıç ve bitiş tarihi gibi).
Bu üç adım yapılmadan tarama başlarsa, elinizde aranamayan on binlerce PDF olur.
4–5: Tarama ve metne dönüştürme
Tarama kalitesi sonraki her şeyi belirler: eğri, düşük çözünürlüklü veya eksik sayfalı tarama OCR başarımını doğrudan düşürür. Tarama sonrası belgeler OCR ile metne dönüştürülür; içerikte arama ve yapay zekâ katmanları ancak bundan sonra çalışabilir.
6: Yetki ve saklama kurallarını kurmak
Dijital arşivin fiziksel arşivden farkı, yanlış yapılandırıldığında herkesin her şeye erişebilmesidir. Devreye almadan önce rol ve birim bazlı yetkiler, gizlilik dereceleri ve saklama planları tanımlanmalıdır.
7: Devreye alma ve alışkanlık
Geçiş dönemini kısa tutun: yeni belgelerin sisteme girmesini zorunlu hâle getirin, eski arşivi paralelde aktarın. Kullanıcı "aramak yerine soru sorabildiğini" gördüğünde benimseme hızlanır — ilk günden itibaren gerçek sorularla denenmesi en iyi eğitimdir.
mindfile tarafında toplu içe aktarma, dokümanları birim, kategori ve doküman türüne eşleştirerek önerir; öneriler siz onaylamadan kalıcı olmaz.
SIKÇA SORULAN SORULAR
Tüm eski arşivi taramak şart mı?
Genellikle hayır. Yaygın yaklaşım, aktif olarak kullanılan ve hukuki değeri süren belgeleri önce taramak, geri kalanı talep geldikçe dijitalleştirmektir. Bu, projeyi aylardan haftalara indirir.
Fiziksel belgeleri tarayınca imha edebilir miyiz?
Belgenin türüne bağlıdır. Bazı belgelerin ıslak imzalı aslının saklanması gerekir. Tarama, fiziksel saklama yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz; imha kararı mevzuat ve saklama politikanızla birlikte verilmelidir.