Sözleşme yönetimi
Sözleşmeniz imzadan sonra da sizi uyarır.
Taslak, müzakere turları, onay ve imza tek yerde. Yenileme ve fesih tarihleri hiçbir zaman sürpriz olmaz.
Daha fazlasıKurumsal Zekâ · Corporate Brain
Belgeleriniz çalışsın, ekibinize zaman kalsın.
mindfile; sözleşme, fatura, yazışma ve taranmış evraklarınızı okur, dosyalar ve sorularınıza sayfa numarasıyla cevap verir. Takip, kontrol ve rapor gibi tekrarlanan işleri ise dijital çalışanlarınız üstlenir.
- Her cevap kaynağıyla birlikte
- Kişisel veriler sizin kurallarınıza göre maskelenir
- Bulutta ya da kendi sunucunuzda
Parçası olduğumuz ekosistemler
mindfile’ı bu ekosistemlerle birlikte büyütüyoruz.
Bir belge sistemimize ulaştığı andan itibaren sizin için çalışır.
Dört adımın hiçbirinde sizden veri girişi beklenmez.
01 · Toplanır
Nereden gelirse gelsin, tek arşivde.
E-posta ekleri, Drive, SharePoint, yıllardır kimsenin açmadığı ortak klasörler; taranmış kâğıt evrak da dahil.
02 · Dosyalanır
Okur, sınıflandırır, alanları doldurur.
Belge türünü, birimi, tarafları, tarihi ve tutarı mindfile belgeden kendisi okur. Emin olmadığı yerde tahmin yürütmez, size sorar.
03 · Cevap verir
Sorularınızı kaynağıyla cevaplar.
Sorunuzu kendi cümlelerinizle yazın; cevap belge, sayfa ve madde numarasıyla gelir. Yetkiniz olmayan belgeler cevaba hiç dahil edilmez.
04 · Hatırlatır
Zamanı geldiğinde size haber verir.
Fesih tarihi, ödeme vadesi, saklama süresi… Dijital çalışanınız takip eder, gerekeni hazırlar, göndermeden önce onayınızı alır.
Yaşayan hafıza
Yaşayan kurumsal hafızanın dört katmanı
mindfile’a eklenen her yeni belge ve sürüm, kurumunuzun aranabilir ve yapay zekânın kullanabildiği hafızasına katılır. Bu hafızanın üzerine kurulu dört katmanın dördü de bugün kullanımda.
Hafızayı besleyenler
- Yeni sözleşmeler
- Teklifler
- Politikalar
- Yeni sürümler
- Raporlar
Yaşayan kurumsal hafıza
Her yeni belgeyle, kurumunuzun yaşayan hafızasını büyütün.
- 01Doküman katmanıSaklayın ve yönetinArşiv · Üstveri · OCR · Yetki · Sürüm · Denetim kaydıCanlı
- 02Zekâ katmanıArayın ve anlayınAI Cockpit · Kaynaklı cevap · Karşılaştırma · AnalizCanlı
- 03Ajan katmanıAnaliz edin ve üretinUzman ajanlar · Rapor · Öneri · Yapılandırılmış çıktıCanlı
- 04İş akışı ve aksiyon katmanıHarekete geçin ve yönetinGörev · Onay · Hatırlatma · Süreç · Sistem aksiyonuCanlı
mindfile AI
Ne aradığınızı bilmeniz yeter. Nerede olduğunu o bilir.
Arşivinize, bir iş arkadaşınıza sorar gibi soru sorun. mindfile yalnızca sizin belgelerinize dayanarak cevap verir ve her cümlenin kaynağını gösterir.
Cevaptaki her bilgi kaynak sayfaya bağlıdır; tıklayınca o sayfa açılır. Tahmin değil, belge.
Üç sözleşmeyi yan yana okumak için bütün bir öğleden sonranızı harcamayın.
Yüz sayfalık dosyayı beş dakikada okuyun ya da yolda sesli özetini dinleyin.
İmzadan önce dikkat etmeniz gereken maddeler, önem sırasıyla önünüzde.
Dijital çalışanlar
Tekrarlayan işi devredin. Kontrol sizde kalsın.
Her dijital çalışanın bir görevi ve yetki alanı var; yöneticisi ise sizsiniz. Ne yapacağını anlatın, işi o yapsın; önemli adımlarda size danışır.
Neyi devretmek istersiniz?
Ece
Sözleşme takibi
Siz yazarsınız
Ece, önümüzdeki 60 günde fesih ya da yenileme tarihi gelen sözleşmeleri bul, sorumlularına hatırlat.
O yapar
- 214 sözleşme tarandı
- 3 yaklaşan tarih bulundu
- Hatırlatma e-postaları hazır
Göndermeden önce onayınızı bekliyor
Mert
Fatura kontrolü
Siz yazarsınız
Mert, bu ay gelen faturalarda eksik bilgi ya da mükerrer kayıt var mı, kontrol et.
O yapar
- 142 fatura okundu
- 2 mükerrer kayıt bulundu
- 1 faturada vergi numarası eksik
Muhasebeye iletmeden önce onayınızı bekliyor
Deniz
KVKK taraması
Siz yazarsınız
Deniz, İK arşivinde saklama süresi dolmuş ve kişisel veri içeren belgeleri listele.
O yapar
- 3.214 belge tarandı
- 48 belgede kişisel veri var
- 12 belge imha için hazır
İmha listesi onayınızı bekliyor
Bora
Yönetim raporu
Siz yazarsınız
Bora, her pazartesi 09.00’da geçen haftanın sözleşme ve arşiv özetini yönetime gönder.
O yapar
- Rapor her pazartesi hazır
- Kaynak belgeler ekli
- Teams kanalında paylaşılıyor
İlk raporu göndermeden önce size gösterir
Selin
Gelen evrak
Siz yazarsınız
Selin, ortak klasöre düşen taranmış evrakı doğru birime dosyala; emin olmadıklarını bana sor.
O yapar
- 36 yeni belge geldi
- 33’ü yerine dosyalandı
- 3 belge sizin kararınızı bekliyor
3 belge onayınızı bekliyor
Slack, Teams, Outlook, Gmail, Jira ve Google Takvim ile çalışır. Tek tıkla hepsini durdurabilirsiniz.
Belgenin ilk gününden son gününe, tek platformda.
Dağınık araçlar, Excel listeleri ve ortak klasörlerle uğraşmadan.
Aktarım ve otomatik indeksleme
Yılların arşivi, günler içinde yerli yerinde.
Klasörleri bağlayın; mindfile okur, sınıflandırır, indeks alanlarını doldurur. Emin olmadığını size sorar.
Daha fazlasıGüvenli dosya transferi
Belge isteyin, doğrudan arşive gelsin.
Tedarikçi ve müşterileriniz belgeleri sizin güvenli bağlantınızdan yükler; her dosya virüs taramasından geçip doğru klasöre yerleşir.
Daha fazlasıArşiv yönetimi
“O dosya kimde?” sorusu tarihe karışsın.
Her belgenin yeri, sürümü, saklama süresi ve şu an kimde olduğu belli. Ödünç, transfer ve imha onaylı yürür.
Daha fazlasıKVKK ve güvenlik
Yapay zekâ, kişisel veriyi görmeden çalışır.
T.C. kimlik, IBAN, telefon gibi veriler sağlayıcıya gitmeden maskelenir. Kim neyi ne zaman gördü, kayıtlı.
Daha fazlasıHangi birimde olursanız olun, işiniz hafifler.
mindfile her birimde farklı bir sorunu çözer. Biriminizi seçin.
- 1
Maddeyi saniyeler içinde bulun
“Hangi sözleşmelerde cezai şart var?” diye sormanız yeterli.
- 2
Müzakereyi madde madde yönetin
Karşı tarafın her turunu, değişiklikleriyle yan yana görün.
- 3
Hiçbir fesih tarihini kaçırmayın
Bildirim süresi dolmadan sorumlu kişiye hatırlatma gider.
İlgili:Sözleşme yönetimimindfile AI
- 1
Fatura ve dayanağı aynı yerde
Fatura, sipariş ve sözleşme tek aramayla önünüzde.
- 2
Ödeme vadeleri ajandada
Sözleşmelerdeki ödeme tarihleri kendiliğinden takvime düşer.
- 3
Denetime her gün hazır
İstenen belge, kimin ne zaman açtığı bilgisiyle birlikte hazır.
İlgili:mindfile AIArşiv yönetimi
- 1
Özlük evrakı tek dosyada
Taranmış evrak da okunur ve doğru kişinin dosyasına yerleşir.
- 2
KVKK’ya uygun saklama ve imha
Süresi dolan evrak listelenir, tutanakla imha edilir.
- 3
Yönetmelik sorularına kaynağıyla cevap
Çalışanların soruları, yönetmeliğin ilgili maddesi gösterilerek cevaplanır.
- 1
Haftalık özet kendiliğinden gelir
Dijital çalışan raporu hazırlar; siz yalnızca okursunuz.
- 2
Riskleri imzadan önce görün
Analiz raporları alışılmadık maddeleri öne çıkarır.
- 3
Kim neyi gördü, her an belli
Görüntüleme dahil her işlem, silinemeyen bir kayıtta tutulur.
- 1
Yılların arşivi günler içinde sistemde
Drive, SharePoint, OneDrive, SFTP ya da bilgisayarınızdan, arka planda aktarılır.
- 2
Fiziksel ve dijital tek envanterde
Raf, kutu, ödünç ve iade takibiyle.
- 3
Kuralları siz koyarsınız
Birim, rol ve gizlilik derecesine göre yetki; isterseniz kendi sunucunuzda.
Başlamak için üç adım yeter.
- 1
Tanışalım
Kırk beş dakikalık bir görüşmede ihtiyaçlarınızı dinler, mindfile’ı kendi senaryonuz üzerinden gösteririz.
- 2
Kendi belgelerinizle deneyin
Ekibiniz mindfile’ı gerçek belgelerinizle dener; karar vermeden önce sonucu görürsünüz.
- 3
Birlikte devreye alalım
Kurulumda ve arşivinizin aktarımında yanınızdayız.
Fiyatlandırma
Kullanıcı başına, ihtiyacınız kadar ödersiniz. Size özel teklifi ilk görüşmede birlikte netleştirelim.
Kendi belgelerinizle görün.
Formu doldurun; bir iş günü içinde size dönelim ve kendi senaryonuza göre bir tanıtım planlayalım.
- Hazırlık gerekmez, kırk beş dakika yeter
- İsterseniz kendi belgelerinizden küçük bir örnekle
- Size uygun değilsek bunu da açıkça söyleriz
Aklınıza takılanlar
Belgelerimiz yapay zekâ modelini eğitmek için kullanılır mı?
Hayır. Belgeleriniz hiçbir yapay zekâ modelini eğitmek için kullanılmaz; yalnızca sorularınızı cevaplamak için okunur. Yapay zekâ sağlayıcılarıyla Sıfır Veri Saklama (Zero Data Retention) politikasıyla çalışırız: cevap üretildikten sonra gönderilen metin saklanmaz. Kişisel veri maskelemesi kurumunuzun ayarıdır; hangi veri türlerinin maskeleneceğini siz belirlersiniz. Hizmetlerimiz ve sunucularımız Türkiye’dedir.
Mevcut arşivimizi taşımak ne kadar sürer?
Belge sayısına bağlıdır, ama ekibinizi bekletmez: aktarım arka planda yürür, siz bu sırada mindfile’ı kullanırsınız.
Kâğıt arşivimiz de var. Ne olacak?
Fiziksel dosyalar da envantere girer: yeri, ödünç durumu ve saklama süresiyle. Taranan sayfalar metne çevrilip aranabilir olur.
Kendi sunucumuzda kurabilir miyiz?
Evet, kurum içi kurulum seçeneği var. Bulut kullanımında veriniz diğer kurumlardan ayrı tutulur.
Ekibimiz teknik değil. Kullanmayı öğrenmek zor mu?
Arama kutusuna yazmayı bilen herkes kullanabilir. Kurulumu ekibinizle birlikte yapıyor, ilk kullanımda yanınızda oluyoruz.
Bilgi arşivde beklemesin. İşe yarasın.
Kırk beş dakika ayırın; kendi belgelerinizde neyin değişeceğini görün.
