Bu politika, Matka Teknoloji tarafından işletilen Mindfile'ı (mindfile.tr) kullandığınızda hangi verileri işlediğimizi, neden işlediğimizi, nasıl koruduğumuzu ve Google Drive'dan bağladığınız verileri nasıl ele aldığımızı açıklar.
Mindfile, Matka Teknoloji ("biz") tarafından işletilen bir kurumsal doküman ve bilgi platformudur. Adresimiz: Barbaros Mah. Şebboy Sk. No:4/1 İç Kapı No:2, Ataşehir / İstanbul. Bu politika mindfile.tr adresindeki web uygulamasını ve entegrasyonlarını kapsar. Kurumunuz müşterimiz olduğunda dokümanların hangi amaçla ve nasıl işleneceğine kurumunuz karar verir; biz onun adına hareket ederiz. Bu politika her iki durumda da verilerle ne yaptığımızı anlatır.
Üç tür veri işleriz. Birincisi hesap ve iletişim verileri: ad, e-posta adresi, telefon numarası, kurum bilgisi ve bize ilettiğiniz mesajlar. İkincisi yüklediğiniz veya içe aktardığınız dokümanlar, bunların üstverisi ve bunlardan türetilen dizinler, özetler ve çıkarılan alanlar. Üçüncüsü hizmeti güvenli ve çalışır tutmak için tutulan teknik kayıtlar: oturum bilgisi, IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgisi ile işlem kayıtları.
Verileri hizmeti sunmak, sorularınızı kendi dokümanlarınıza dayanarak yanıtlamak, yetkilendirme ve denetim izini sağlamak, ücretli planları faturalandırmak ve talep ettiğinizde destek vermek için işleriz. Pazarlama iletişimi yalnızca açık onayınızla yapılır. Verilerinizi reklam amacıyla kullanmayız.
Yüklediğiniz dokümanlar sizin mülkiyetinizdedir. Her kurumun verisi kendi alanında izole edilir ve ne bizim ne de başkasının genel yapay zekâ modellerinin eğitiminde asla kullanılmaz. Dokümanlar yalnızca sorgularınızı yanıtlamak ve kullandığınız ürün işlevlerini çalıştırmak için işlenir.
Mindfile, Veri Aktarım Merkezi'nde isteğe bağlı bir Google Drive entegrasyonu sunar. Bir Google hesabı bağladığınızda Mindfile yalnızca tek bir salt okunur izin (https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly) ister; bu izinle seçtiğiniz klasör veya dosya yolundaki dokümanları listeler, indirir ve Mindfile arşivinize aktarır. Bağlantı gönüllüdür; hizmet bu entegrasyon olmadan da eksiksiz çalışır.
Mindfile'ın Google API'lerinden aldığı bilgileri kullanması ve bunları başka bir uygulamaya aktarması, Sınırlı Kullanım (Limited Use) gereklilikleri dâhil olmak üzere Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası'na uygundur. (English original: Mindfile's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.)
Veriler, hesabınız etkin olduğu sürece ve yasal saklama yükümlülüklerinin gerektirdiği süre boyunca saklanır. Sözleşme sona erdiğinde verileriniz talebiniz üzerine dışa aktarılır ve makul bir süre içinde silinir. Denetim kayıtları için ayrı saklama süreleri uygulanabilir. Tek tek dokümanları silebilir, entegrasyonların bağlantısını kesebilir veya admin@matka.tr adresine yazarak hesabınızın silinmesini dilediğiniz zaman talep edebilirsiniz.
Verilerinizi satmayız ve üçüncü taraflarla onların kendi amaçları için paylaşmayız. Hizmetin çalışması için barındırma, e-posta gönderimi ve yapay zekâ altyapısı gibi sınırlı sayıda alt işleyenle çalışırız; bu sağlayıcılar yalnızca hizmeti sunmak için gereken veriyi, sözleşmesel gizlilik yükümlülükleri altında işler. Bir alt işleyen Türkiye veya AB dışında bulunuyorsa KVKK ve GDPR'ın öngördüğü güvencelere dayanırız. Yerinde (on-premise) kurulumda veriler tümüyle kendi altyapınızda kalır. Verileri yetkili makamlara yalnızca kanunun zorunlu kıldığı hallerde açıklarız.
Erişim rol ve birim bazında sınırlanır, gizlilik dereceli belgeler ek onay gerektirir ve tüm erişimler ile değişiklikler denetim izine yazılır. Veriler aktarım sırasında şifrelenir. Yüklenen her dosya arşive girmeden önce zararlı yazılım taramasından geçer; bağlı hesaplara ait jetonlar şifreli saklanır ve hiç kimseye gösterilmez.
KVKK ve GDPR kapsamında verilerinize erişme, düzeltme, silme, işlemeyi kısıtlama, taşınabilirlik ve işlemeye itiraz haklarına sahipsiniz. Taleplerinizi admin@matka.tr adresine iletebilirsiniz; yasal süreler içinde yanıtlarız. Ayrıca Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na veya bulunduğunuz ülkedeki denetim makamına şikâyette bulunabilirsiniz.
Oturum yönetimi ve tercihlerinizin hatırlanması için gerekli çerezleri kullanırız. Zorunlu olmayan çerezlerin kullanıldığı durumlarda bunun için ayrıca onayınız istenir.
Hizmet geliştikçe bu politikayı güncelleyebiliriz. Üstteki tarih geçerli sürümü gösterir; önemli değişiklikler yürürlüğe girmeden önce uygulama içinde veya e-posta ile duyurulur.
Sorular ve veri talepleri için: admin@matka.tr — Matka Teknoloji, Barbaros Mah. Şebboy Sk. No:4/1 İç Kapı No:2, Ataşehir / İstanbul.
