Arşiv yönetimi
Arşiviniz denetime her gün hazır.
mindfile, belgenin arşive girdiği günden imha edildiği güne kadar her adımı izler. Dağınık klasörler ve Excel listeleri olmadan.
Bu sorunlar tanıdık geliyor mu?
Kartı çevirin, mindfile’ın çözümünü görün.
Saklama süresi dolan belgeler hem yer kaplıyor hem uyum riski yaratıyor.
mindfile ile
Saklama planı belge türüne göre işler; süresi dolanlar onayla ve tutanakla imha edilir.
Denetim yaklaşıyor ama belgeler hâlâ toplanıyor.
İş verisi ortalama 24 ayrı sisteme dağılmış durumda — WorldCC
mindfile ile
Belge, kanıt ve işlem geçmişi her gün denetime hazır.
Belge paylaşmanın varsayılan yolu hâlâ e-posta eki.
mindfile ile
Süreli, yetki kontrollü ve geri alınabilir bağlantılarla paylaşın.
Ödünç verilen dosyanın kimde olduğunu kimse bilmiyor.
mindfile ile
Kimde olduğu, ne zaman döneceği ve kimin onayladığı her an görünür.
Sizin için ne değişir
Bugün
Ödünç verilen dosyanın nerede olduğu bilinmez.
mindfile ile
Kimde olduğu ve ne zaman döneceği her an görünür.
Bugün
Süresi dolan dosyalar yer kaplar ya da yanlışlıkla atılır.
mindfile ile
Süresi dolanlar listelenir, onayla ve tutanakla imha edilir.
Bugün
Denetimde geçmiş işlemler tek tek aranır.
mindfile ile
Kim neyi ne zaman yaptı, tek ekranda.
Nasıl çalışır
- 1
Düzeni kurun
Birim, kategori ve belge türlerinizi bir kez tanımlayın.
- 2
Belgeleri ekleyin
Her belge referans numarası ve indeks alanlarıyla girer.
- 3
Süreçleri yürütün
Ödünç, transfer ve imha, onay akışlarıyla.
Neler sunar
- Referans numaraları
- Her dosyaya kurumunuzun düzeninde benzersiz numara.
- Özelleştirilebilir indeksler
- Belge türüne göre zorunlu ve isteğe bağlı alanlar.
- Ödünç ve transfer
- Birimler arası taleplerde onay ve iade takibi.
- Saklama planı
- Belge türüne göre saklama süresi ve imha akışı.
- Sürümler
- Her belgenin geçmişi; hangi hâlin geçerli olduğu belli.
- Raporlar
- Arşiv büyümesi, erişimler ve süresi dolanlar.
Sık sorulanlar
Kendi dosya planımızı kullanabilir miyiz?
Evet. Birim, kategori, belge türü ve indeks alanlarını kurumunuzun düzenine göre tanımlarsınız.
Fiziksel dosyaları da yönetebilir miyiz?
Evet. Fiziksel dosyalar da envantere girer; ödünç ve transfer süreçleri onlar için de çalışır.
İmha nasıl kayıt altına alınıyor?
Saklama süresi dolan dosyalar listelenir; onaylanan imha, tutanağıyla birlikte kalıcı olarak kaydedilir.
Kendi senaryonuzla görelim.
Formu doldurun; bir iş günü içinde size dönelim ve tanıtımı kendi belgelerinizle planlayalım.
- Hazırlık gerekmez, kırk beş dakika yeter
- İsterseniz kendi belgelerinizden küçük bir örnekle
- Size uygun değilsek bunu da açıkça söyleriz
