Asıl önemli olan: kimin neye eriştiği
Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir; erişim hem sınırlı hem de kanıtlanabilir olmalıdır. Yetkiler birime, role ve belge türüne göre verilir; gizlilik dereceli belgeler ek onay gerektirir ve her görüntüleme denetim izine kaydedilir.
Denetime hazır arşiv
Akreditasyon ve iç denetimlerde en çok istenen belgeler tek bir yapıda toplanır:
- Prosedür ve talimatlar — güncel sürüm belli, eski sürümler el altında
- Onam formları ve hasta dosyası ekleri
- Cihaz, kalibrasyon ve tedarik belgeleri
- Eğitim ve personel kayıtları
Sürüm karmaşasının sonu
Prosedürlerde asıl risk belgenin kaybolması değil, eski sürümün kullanılmaya devam etmesidir. Sürüm yönetimi sayesinde güncel nüsha her zaman bellidir; geçmişte hangi tarihte hangi sürümün yürürlükte olduğu da gösterilebilir.
Saklama süreleri
Her belge türüne bir saklama planı tanımlanır; süresi dolan kayıtlar imha akışına düşer ve imha tutanakla kayda geçer. Süreç, mevzuattaki saklama yükümlülükleri dikkate alınarak kurulur.
