Kritik olan: kimin neye eriştiği
Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir; erişimin dar ve kanıtlanabilir olması gerekir. Yetkiler birim, rol ve doküman türü bazında verilir, gizlilik dereceli belgeler ek onay ister ve her görüntüleme denetim izine yazılır.
Denetime hazır arşiv
Akreditasyon ve iç denetimlerde en çok istenen belgeler tek bir yapıda toplanır:
- Prosedür ve talimatlar — güncel sürüm belirgin, eski sürümler erişilebilir
- Onam formları ve hasta dosyası ekleri
- Cihaz, kalibrasyon ve tedarik belgeleri
- Eğitim ve personel kayıtları
Sürüm karmaşasının sonu
Prosedürlerde asıl risk belgenin kaybolması değil, eski sürümün kullanılmaya devam etmesidir. Sürüm yönetimi güncel nüshayı belirgin kılar; hangi tarihte hangi sürümün yürürlükte olduğu geriye dönük olarak da gösterilebilir.
Saklama süreleri
Doküman türlerine saklama planı bağlanır; süresi dolan kayıtlar imha akışına düşer ve imha tutanakla kayda geçer. Süreç, mevzuattaki saklama yükümlülükleriyle birlikte yapılandırılır.