1–3: Önce karar, sonra tarama
Birinci adım envanterdir: hangi birimde, hangi türde, yaklaşık kaç belge var? İkinci adım sınıflandırma şemasıdır: birim, kategori ve belge türü hiyerarşisi. Üçüncü adım, her belge türü için indeks alanlarını belirlemektir (sözleşme için taraf, başlangıç ve bitiş tarihi gibi).
Bu üç adım atılmadan taramaya başlanırsa, elinizde içinde arama yapılamayan on binlerce PDF kalır.
4–5: Tarama ve metne dönüştürme
Tarama kalitesi sonraki her şeyi belirler: eğri, düşük çözünürlüklü veya eksik sayfalı bir tarama, OCR doğruluğunu doğrudan düşürür. Taramadan sonra belgeler OCR ile metne dönüştürülür; içerik araması ve yapay zekâ katmanları ancak bundan sonra çalışabilir.
6: Yetki ve saklama kuralları
Dijital arşiv yanlış yapılandırılırsa, fiziksel arşivden farklı olarak herkes her şeye erişebilir hâle gelir. Devreye almadan önce rol ve birim bazlı yetkiler, gizlilik dereceleri ve saklama planları tanımlanmalıdır.
7: Devreye alma ve alışkanlık
Geçiş dönemini kısa tutun: yeni belgelerin sisteme girmesini zorunlu hâle getirin, eski arşivi paralel olarak aktarın. Kullanıcılar arama yapmak yerine soru sorabildiklerini gördüklerinde sistemi çok daha hızlı benimser; ilk günden gerçek sorularla denemek en iyi eğitimdir.
mindfile’da toplu içe aktarma sırasında her belge için birim, kategori ve belge türü önerilir; öneriler siz onaylamadan kalıcı olmaz.
SIKÇA SORULAN SORULAR
Tüm eski arşivi taramak şart mı?
Genellikle hayır. Yaygın yaklaşım, aktif olarak kullanılan ve hukuki değeri süren belgeleri önce taramak, geri kalanı talep geldikçe dijitalleştirmektir. Bu yaklaşım, projenin süresini aylardan haftalara indirir.
Fiziksel belgeleri tarayınca imha edebilir miyiz?
Belgenin türüne bağlıdır. Bazı belgelerin ıslak imzalı aslının saklanması gerekir. Tarama, fiziksel saklama yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz; imha kararı mevzuat ve saklama politikanızla birlikte verilmelidir.
