Süreyi ne belirler?
Üç kaynak birlikte değerlendirilir: özel mevzuattaki açık süreler (örneğin vergi ve ticaret mevzuatındaki defter ve belge saklama yükümlülükleri), zamanaşımı süreleri (bir uyuşmazlıkta belgeye ihtiyaç duyulabilecek süre) ve işleme amacının devam edip etmediği.
Amaç ortadan kalktığında ve yasal bir saklama zorunluluğu kalmadığında veri silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir.
Saklama ve imha politikası neyi içerir?
Kişisel veri işleyen kurumlarda bu politikanın yazılı ve uygulanabilir olması gerekir.
- Hangi veri kategorisinin hangi süreyle saklanacağı
- Sürenin hangi olayla başladığı (sözleşme bitişi, ilişkinin sona ermesi vb.)
- Periyodik imha zamanları ve sorumluları
- İmhanın nasıl belgeleneceği — tutanak ve kayıt
Uygulamada en sık yapılan hata
Politikayı yazıp sistemde karşılığını kurmamak. Politika "5 yıl" dese bile bunu takip eden bir mekanizma yoksa belgeler fiilen süresiz saklanır. Denetimde sorulan, politikanın var olup olmadığı değil, uygulandığının kanıtıdır.
Sistemin üstlenmesi gerekenler
Bir doküman yönetim sistemi bu yükü taşıyabilir: her belge türüne bir saklama planı tanımlanır, süresi dolan belgeler imha listesine düşer, imha onaya tabi tutulur ve tutanakla kayda geçer. Erişim kayıtları da "kim neyi ne zaman gördü" sorusunu cevaplar.
mindfile bu akışları ürünün parçası olarak sunar; imha süreçleri onay adımları ve eksiksiz denetim iziyle işler.
SIKÇA SORULAN SORULAR
Kâğıt arşiv için de aynı kurallar geçerli mi?
Evet. KVKK veri ortamına göre ayrım yapmaz; fiziksel dosyadaki kişisel veri de aynı ilkelere tabidir. Fiziksel arşivde imha, çoğunlukla tutanaklı yok etme süreciyle yürütülür.
Süre dolunca belgeyi silmek zorunda mıyım?
Saklama gerektiren başka bir hukuki sebep kalmadıysa evet: silme, yok etme veya anonim hâle getirme yükümlülüğü doğar. Devam eden bir uyuşmazlık gibi meşru bir sebep varsa bu, gerekçesiyle birlikte kayıt altına alınmalıdır.
