Birim, kategori ve belge türü
Sınıflandırma yapısı kurumun kendi dosya planına göre kurulur: birim, kategori ve belge türü hiyerarşisi sayesinde her belge tanımlı bir yere oturur. Referans numarası ve indeks alanları, belgenin sonradan kolayca bulunmasını sağlar.
Saklama, imha ve devir
Saklama süreleri belge türüne göre belirlenir. Süresi dolan belgeler imha listesine düşer; imha, onay adımlarından geçer ve tutanağa bağlanır. Her adım denetim izine kaydedildiği için "ne zaman, kimin onayıyla?" sorusunun cevabı kayıtlarda hazırdır.
Ödünç ve transfer
Fiziksel dosyaların birimler arasındaki dolaşımı da kayıt altındadır: ödünç talebi onaydan geçer, dosyanın kimde olduğu görünür, süre dolduğunda hatırlatma gider. Kaybolan dosya sorunu büyük ölçüde böylece çözülür.
Verilerin kurum dışına çıkmaması gerekiyorsa
Kurum içi (on-premise) kurulum seçeneğiyle veriler tamamen kurumun kendi altyapısında kalır.
