Özlük dosyası: sıkı yetki, eksiksiz kayıt
Özlük dosyaları, en yoğun kişisel veri içeren belgelerdir. Erişim role ve birime göre sınırlandırılır; gizlilik dereceli belgeler ek onay gerektirir ve her erişim denetim izine kaydedilir. KVKK kapsamında bir başvuru geldiğinde "kim gördü?" sorusunun cevabı kayıtlarda hazırdır.
Politikalar: soruyu çalışan kendisi sorsun
İzin, harcama, uzaktan çalışma ve yan haklarla ilgili sürekli tekrarlanan sorular, İK ekibinin zamanının önemli bir kısmını alır. Politikalar arşivde olduğunda çalışan sorusunu doğrudan sorar; cevabı, dayandığı politikanın ilgili sayfasıyla birlikte alır.
İşe alım ve çıkış süreçleri
Süreç belgelerinin tek yerde ve sürümleriyle birlikte durması, denetimde ve iş devrinde fark yaratır:
- İş sözleşmeleri ve ekleri, güncel sürümüyle
- Onay ve bildirim formları
- Eğitim kayıtları ve sertifikalar
- Çıkış süreçlerine ait tutanaklar
Saklama süresi biten kayıtlar
İş ilişkisi sona erdiğinde saklama süresi işlemeye başlar. Belge türüne göre tanımlanan saklama planı, süresi dolan kayıtları imha akışına aktarır; imha onaydan geçer ve tutanağa bağlanır.
