Özlük dosyası: dar yetki, tam kayıt
Özlük dosyaları kişisel veri yoğunluğu en yüksek belgelerdir. Erişim rol ve birim bazında daraltılır, gizlilik dereceli belgeler ek onay ister ve her erişim denetim izine yazılır. KVKK kapsamındaki bir talep geldiğinde "kim gördü" sorusu kayıtla cevaplanır.
Politikalar: soruyu çalışan kendisi sorsun
İzin, harcama, uzaktan çalışma ve yan haklar politikaları İK ekibinin zamanının önemli bir kısmını tekrar eden sorularla tüketir. Politikalar arşivde olduğunda çalışan sorusunu doğrudan sorar ve cevabı, dayandığı politikanın ilgili sayfasıyla birlikte alır.
İşe alım ve çıkış süreçleri
Süreç belgelerinin tek yerde ve sürümlü olması, denetimde ve devirde fark yaratır:
- İş sözleşmeleri ve ekleri, güncel sürümüyle
- Onay ve bildirim formları
- Eğitim kayıtları ve sertifikalar
- Çıkış süreçlerine ait tutanaklar
Saklama süresi biten kayıtlar
İş ilişkisi sona erdiğinde saklama süresi işlemeye başlar. Doküman türüne bağlı saklama planı, süresi dolan kayıtları imha akışına düşürür; imha onaya tabidir ve tutanaklanır.