Hafıza kaybolmaz, erişilemez hâle gelir
Bilgi genelde silinmez. Yanlış klasörde, farklı bir adla, başka bir birimde ya da ayrılan bir çalışanın e-posta kutusunda kalır. Kurum için sonuç aynıdır: sorulduğunda bulunamayan bilgi, olmayan bilgidir.
Maliyeti nerede görürsünüz?
Kurumsal hafıza zayıfladığında bunu doğrudan bir gider kaleminde görmezsiniz; şu belirtilerden anlarsınız:
- Aynı analiz iki yıl arayla sıfırdan yapılır
- Bir sözleşmedeki taahhüt, onu hatırlayan kişi ayrıldığı için gözden kaçar
- Yeni çalışanın verimli hâle gelmesi aylar sürer
- Denetim veya uyuşmazlıkta belge aramak günler alır
Arşiv, hafızanın kendisi değildir
Belgeleri düzenli saklamak gerekli ama yeterli değil. Arşiv, sorulara cevap veremediği sürece yalnızca bir depodur. Hafızaya dönüşmesi için içeriğin aranabilir, birbiriyle ilişkilendirilmiş ve sorgulanabilir olması gerekir.
Yaşayan hafızaya geçiş
Pratikte üç şey gerekir: her belgenin sınıflandırılmış ve yetkilendirilmiş olması, içeriğin metne dönüştürülüp aranabilir hâle gelmesi ve soruların günlük dille sorulabilmesi. Cevap, dayandığı belgeyi ve sayfayı gösterdiğinde bilgi yeniden güvenilir hâle gelir.
mindfile bu üç katmanı tek üründe birleştirir; ekibiniz "Bunu kim biliyordu?" diye sormak yerine soruyu doğrudan arşive sorar.
SIKÇA SORULAN SORULAR
Kurumsal hafıza ile bilgi yönetimi aynı şey mi?
Bilgi yönetimi, bilginin toplanması ve paylaşılmasına ilişkin geniş bir disiplindir. Kurumsal hafıza ise bu disiplinin sonucudur: kurumun geçmişini hatırlayabilme ve buna dayanarak karar verebilme kapasitesi.
Küçük bir şirketin buna ihtiyacı var mı?
Çoğu zaman daha da fazla vardır. Küçük ekiplerde bilgi birkaç kişide toplanır; tek bir kişinin ayrılması bile orantısız bir kayba yol açar.
