Hafıza kaybolmaz, erişilemez hâle gelir
Bilgi genelde silinmez. Yanlış klasörde, farklı bir adla, başka bir birimde ya da ayrılan bir çalışanın postasında durur. Kurum için sonuç aynıdır: sorulduğunda bulunamayan bilgi, olmayan bilgidir.
Maliyeti nerede görürsünüz?
Kurumsal hafıza zayıfladığında bunu doğrudan bir gider kaleminde görmezsiniz; şu belirtilerde görürsünüz:
- Aynı analiz iki yıl arayla sıfırdan yapılır
- Bir sözleşmedeki taahhüt, tarafı hatırlayan kişi ayrıldığı için gözden kaçar
- Yeni çalışanın verimli hâle gelmesi aylar sürer
- Denetim veya uyuşmazlıkta belge aramak günler alır
Arşiv, hafızanın kendisi değildir
Belgeleri düzenli saklamak gerekli ama yeterli değil. Arşiv, sorulara cevap veremediği sürece bir depodur. Hafızaya dönüşmesi için içeriğin aranabilir, ilişkili ve sorulabilir olması gerekir.
Yaşayan hafızaya geçiş
Pratikte üç şey gerekir: her belgenin sınıflandırılmış ve yetkilendirilmiş olması, içeriğin metne dönüştürülüp aranabilir hâle gelmesi ve soruların doğal dilde sorulabilmesi. Cevap, dayandığı belgeyi ve sayfayı gösterdiğinde bilgi yeniden güvenilir hâle gelir.
mindfile bu üç katmanı tek üründe birleştirir; ekip "kim biliyordu?" sorusunu sormak yerine doğrudan arşive sorar.
SIKÇA SORULAN SORULAR
Kurumsal hafıza ile bilgi yönetimi aynı şey mi?
Bilgi yönetimi, bilginin toplanması ve paylaşılmasına ilişkin geniş bir disiplindir. Kurumsal hafıza ise sonucudur: kurumun geçmişini hatırlayabilme ve buna dayanarak karar verebilme kapasitesi.
Küçük bir şirketin buna ihtiyacı var mı?
Genellikle daha çok vardır. Küçük ekiplerde bilgi az sayıda kişide toplanır; tek bir ayrılık orantısız bir kayıp yaratır.