Yetki ve güvenlik
İlk üç soru, sistemin kurumsal yapıya oturup oturmadığını gösterir.
- 1. Yetkiler birim ve doküman türü bazında verilebiliyor mu, yoksa sadece klasör bazında mı?
- 2. Gizlilik dereceli belgeler için ek onay mekanizması var mı?
- 3. Kim neyi ne zaman görüntüledi sorusunun cevabı raporlanabiliyor mu?
Yaşam döngüsü
Belgenin girişinden imhasına kadar olan akış çoğu projede eksik kalır.
- 4. Saklama planı tanımlanabiliyor mu, süresi dolan belge otomatik listeleniyor mu?
- 5. İmha süreci onaya tabi ve tutanaklı mı?
- 6. Sürüm yönetimi var mı; eski sürüme dönülebiliyor mu?
Veri ve içerik
Aranabilirlik, sistemin gündelik kullanımda işe yarayıp yaramayacağını belirler.
- 7. Taranmış belgeler OCR ile aranabilir hâle geliyor mu?
- 8. Mevcut arşiv nasıl aktarılıyor; toplu içe aktarma ve kaynak bağlantıları var mı?
- 9. Sözleşme biterse verimi hangi formatta ve ne kadar sürede geri alırım?
Ve en önemli soru
10. Sistem sadece dosyayı mı buluyor, yoksa soruma cevap da verebiliyor mu? Bu soru, klasik bir doküman yönetim sistemi ile kurumsal zekâ platformu arasındaki farkı en hızlı ortaya çıkaran sorudur.
SIKÇA SORULAN SORULAR
Demo sırasında kendi belgelerimizi kullanabilir miyiz?
Kullanmalısınız. Hazır demo verisiyle her sistem iyi görünür; farkı, kendi sözleşmenizde kendi sorunuzu sorduğunuzda görürsünüz. mindfile demolarını ekibin kendi dokümanlarıyla yürütür.
Kurulum ne kadar sürer?
Bulut kurulumunda ekipler genellikle aynı gün başlar. Süreyi belirleyen asıl iş, arşiv aktarımı ve yetki yapısının kurulmasıdır.