Yetki ve güvenlik
İlk üç soru, sistemin kurumunuzun yapısına uyup uymadığını gösterir.
- 1. Yetkiler birim ve belge türü bazında verilebiliyor mu, yoksa yalnızca klasör bazında mı?
- 2. Gizlilik dereceli belgeler için ek onay mekanizması var mı?
- 3. "Kim neyi ne zaman görüntüledi?" sorusunun cevabı raporlanabiliyor mu?
Yaşam döngüsü
Belgenin sisteme girişinden imhasına kadar uzanan akış, çoğu projede eksik kalır.
- 4. Saklama planı tanımlanabiliyor mu, süresi dolan belge otomatik listeleniyor mu?
- 5. İmha süreci onaya tabi ve tutanaklı mı?
- 6. Sürüm yönetimi var mı; eski sürüme dönülebiliyor mu?
Veri ve içerik
Aranabilirlik, sistemin gündelik kullanımda işe yarayıp yaramayacağını belirler.
- 7. Taranmış belgeler OCR ile aranabilir hâle geliyor mu?
- 8. Mevcut arşiv nasıl aktarılıyor; toplu içe aktarma ve kaynak bağlantıları var mı?
- 9. Sözleşme sona ererse verilerimi hangi formatta ve ne kadar sürede geri alırım?
Ve en önemli soru
10. Sistem yalnızca dosyayı mı buluyor, yoksa sorularıma cevap da verebiliyor mu? Klasik bir doküman yönetim sistemiyle kurumsal zekâ platformu arasındaki farkı en hızlı bu soru ortaya çıkarır.
SIKÇA SORULAN SORULAR
Demo sırasında kendi belgelerimizi kullanabilir miyiz?
Mutlaka kullanın. Hazır demo verisiyle her sistem iyi görünür; farkı, kendi sözleşmenizde kendi sorunuzu sorduğunuzda görürsünüz. mindfile, demolarını ekibinizin kendi belgeleriyle yapar.
Kurulum ne kadar sürer?
Bulut kurulumunda ekipler genellikle aynı gün kullanmaya başlar. Süreyi belirleyen asıl iş, arşiv aktarımı ve yetki yapısının kurulmasıdır.
