Import und automatische Indexierung
Manuelles Indexieren ist vorbei.
mindfile liest jedes Dokument, ordnet es der richtigen Einheit und dem richtigen Dokumenttyp zu und füllt die Indexfelder. Sie sehen sich nur die unsicheren an.
Kommen Ihnen diese Probleme bekannt vor?
Drehen Sie eine Karte um; auf der Rückseite steht die Antwort von mindfile.
Millionen Dokumente von Hand zu indexieren, kann Jahre dauern.
21,3 % Produktivitätsverlust — IDC
Mit mindfile
Verbinden Sie Ihr Archiv; Dokumenttyp, Datum und Indexfelder werden automatisch ausgelesen.
Ihre gescannten PDFs sind in Wahrheit nur Bilder.
Mit mindfile
Dank Texterkennung wird selbst ein zwanzig Jahre altes Archiv mit einer einzigen Suche auffindbar.
Jeder benennt seine Dateien anders und legt sie woanders ab.
Mit mindfile
Jedes Dokument kommt in dieselbe Ordnung, mit denselben Indexfeldern.
Dasselbe Dokument liegt an drei Stellen im Archiv.
Mit mindfile
Die Dublettenprüfung verhindert, dass ein Dokument zweimal hineinkommt.
Eine gescannte Seite ist kein Wissen. Das hier schon.
Ziehen Sie den Regler: links ein Scan, in dem niemand suchen kann, rechts der Datensatz, den mindfile daraus macht.
Zum Vergleichen ziehen
Lieferanten-Rahmenvertrag
- Typ
- Vertrag
- Vertragspartner
- Matka Teknoloji A.Ş.
- Ablauf
- 12.03.2027
- Aufbewahrung
- 10 Jahre
Was sich für Sie ändert
Heute
Monatelange Dateneingabe für Tausende Dokumente.
Mit mindfile
Dokumente werden im Hintergrund verarbeitet, das Team arbeitet weiter.
Heute
Jeder benennt Dateien anders.
Mit mindfile
Jedes Dokument kommt in dieselbe Struktur, mit denselben Indexfeldern.
Heute
Im gescannten Archiv lässt sich nicht suchen.
Mit mindfile
Gescannte Seiten werden zu durchsuchbarem Text.
So funktioniert es
- 1
Verbinden
Quelle wählen und die zu übernehmenden Ordner angeben.
- 2
Laufen lassen
mindfile liest, klassifiziert und gruppiert ähnliche Dokumente.
- 3
Freigeben
Unsichere prüfen; der Rest geht direkt ins Archiv.
Was enthalten ist
- Quellen
- Google Drive, SharePoint, OneDrive, SFTP und Ihr Rechner.
- Intelligente Klassifizierung
- Vorschläge für Einheit, Kategorie und Dokumenttyp, mit Konfidenz.
- Indexfelder
- Felder wie Datum, Betrag und Partei werden aus dem Dokument gelesen.
- Texterkennung (OCR)
- Gescannte Dokumente und Bilder werden zu Text.
- Dublettenprüfung
- Dasselbe Dokument kommt nie zweimal ins Archiv.
- Massenentscheidungen
- Hunderte ähnliche Dokumente mit einem Klick freigeben.
Häufige Fragen
Können wir das System während des Imports nutzen?
Ja. Der Import läuft im Hintergrund; Ihr Team arbeitet in der Zwischenzeit weiter mit mindfile.
Was ist mit falschen Zuordnungen?
Unsichere Dokumente kommen nie direkt ins Archiv, sondern zu Ihnen zur Freigabe. Ihre Korrekturen verbessern spätere Vorschläge.
Was tun wir mit unserem Papierarchiv?
Legen Sie die gescannten Dateien in einen Ordner; mindfile erkennt den Text und indexiert sie.
Sehen wir es uns mit Ihrem Szenario an.
Füllen Sie das Formular aus; wir melden uns innerhalb eines Werktags und richten die Vorführung mit Ihren Dokumenten ein.
- Keine Vorbereitung nötig, 45 Minuten genügen
- Auf Wunsch mit einer kleinen Auswahl Ihrer Dokumente
- Passen wir nicht zu Ihnen, sagen wir das offen
