Archivverwaltung

Ihr Archiv ist jeden Tag prüfungsbereit.

mindfile begleitet jeden Schritt vom Tag, an dem ein Dokument ins Archiv kommt, bis zu seiner Vernichtung. Ohne verstreute Ordner und Excel-Listen.

Kommen Ihnen diese Probleme bekannt vor?

Drehen Sie eine Karte um; auf der Rückseite steht die Antwort von mindfile.

Dokumente über der Aufbewahrungsfrist kosten Platz und schaffen Compliance-Risiken.
Mit mindfile
Der Aufbewahrungsplan greift je Dokumenttyp; Abgelaufenes wird nach Freigabe mit Protokoll vernichtet.
Die Prüfung steht bevor, doch die Unterlagen werden noch zusammengesucht.
Geschäftsdaten verteilen sich auf durchschnittlich 24 Systeme — WorldCC
Mit mindfile
Dokumente, Nachweise und Aktivitätsverlauf sind jeden Tag prüfungsbereit.
Der Standardweg zum Teilen ist noch immer der E-Mail-Anhang.
Mit mindfile
Teilen Sie über befristete, berechtigungsgeprüfte und widerrufbare Links.
Niemand weiß, wer die ausgeliehene Akte gerade hat.
Mit mindfile
Wer sie hat, wann sie zurückkommt und wer zugestimmt hat, ist jederzeit sichtbar.

Heute
Niemand weiß, wo eine ausgeliehene Akte ist.
Mit mindfile
Wer sie hat und wann sie zurückkommt, ist jederzeit sichtbar.
Heute
Abgelaufene Akten belegen Platz oder werden versehentlich entsorgt.
Mit mindfile
Abgelaufene werden aufgelistet und mit Freigabe und Protokoll vernichtet.
Heute
Bei Prüfungen werden frühere Vorgänge einzeln zusammengesucht.
Mit mindfile
Wer was wann getan hat, auf einem Bildschirm.

Referenznummern: Eine eindeutige Nummer pro Akte, im Format Ihres Unternehmens.
Eigene Indexfelder: Pflicht- und optionale Felder je Dokumenttyp.
Ausleihe und Übergabe: Freigabe und Rückgabeverfolgung zwischen Einheiten.
Aufbewahrungsplan: Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsablauf je Dokumenttyp.
Versionen: Die Historie jedes Dokuments; welche Fassung gilt, ist klar.
Berichte: Archivwachstum, Zugriffe und abgelaufene Bestände.

Können wir unseren eigenen Aktenplan verwenden?

Ja. Einheiten, Kategorien, Dokumenttypen und Indexfelder legen Sie passend zu Ihrem Unternehmen fest.

Können wir auch physische Akten verwalten?

Ja. Physische Akten gehören ebenfalls zum Bestand; Ausleihe und Übergabe funktionieren auch für sie.

Wie wird eine Vernichtung dokumentiert?

Akten nach Ablauf der Frist werden aufgelistet; eine freigegebene Vernichtung wird mit Protokoll dauerhaft festgehalten.

Füllen Sie das Formular aus; wir melden uns innerhalb eines Werktags und richten die Vorführung mit Ihren Dokumenten ein.