Mindfile macht aus Ihrem Archiv ein Unternehmenswissen, mit dem Ihr Team sprechen kann. Fragen Sie in normaler Sprache, erhalten Sie eine Antwort samt Quelldokument und Seitenangabe – und machen Sie daraus den Bericht, die Zusammenfassung oder die Präsentation, die Sie eigentlich brauchten.
Jedes Dokument, das in Mindfile gelangt, wird gelesen, indexiert und mit dem restlichen Archiv verknüpft – so ist es nicht länger eine Datei, die jemand suchen muss, sondern etwas, das alle befragen können.
Ein Dokument zu finden war nie die eigentliche Arbeit. Zu verstehen, was darin steht, und daraus etwas zu erstellen – genau das übernimmt Mindfile für Sie.
Ihr Team öffnet keine Ordner mehr und rät nicht länger bei Dateinamen. Es stellt eine Frage in eigenen Worten und erhält die Antwort samt genauem Dokument und Seite, aus der sie stammt.
Zusammenfassungen, Vergleiche, Risikoanalysen und Berichtsentwürfe aus Ihren eigenen Dokumenten – fundiert in Ihrem Archiv, nicht im Allgemeinwissen eines Modells.
Jede Antwort führt ihre Quellen mit, berücksichtigt die Berechtigungen jedes Benutzers und landet im Audit-Trail. Nichts wird erfunden, und nichts wandert zwischen Einheiten.
Dasselbe Unternehmenswissen, befragt von vier verschiedenen Schreibtischen aus. Wählen Sie eine Einheit und sehen Sie, welche Antwort sie erhält.
Welche Lieferantenverträge verlängern sich dieses Jahr automatisch, und was kosten sie uns?
14 Verträge verlängern sich 2025 automatisch. Zu den aktuellen Konditionen binden sie 4,2 Mio. ₺ an Ausgaben.
KI ist nur so gut wie das, was darunter liegt. Mindfile baut zuerst Archiv und Prozesse auf – deshalb kann man den Antworten vertrauen.
Alle physischen und digitalen Dokumente in einem einzigen Bestand: eindeutige Referenznummern, anpassbare Indexfelder, Standort- und Aufbewahrungspläne. Alles ist erfasst, und jeder Datensatz hat seinen Platz.
Prozesse, die auf dem Archiv aufsetzen: Ausleihen und Rückgaben mit Genehmigungsworkflow, Transfers zwischen Einheiten, rollenbasierter Zugriff und vorschriftskonforme Vernichtung. Keine Akte geht verloren, jede Aktion ist revisionssicher protokolliert.
KI auf einem geordneten Archiv und funktionierenden Prozessen: semantische Suche im Inhalt, automatische Indexierung, Zusammenfassungen, Vergleiche und Compliance-Analysen mit dem AI Cockpit. Ihr Archiv beantwortet Ihre Fragen.
Jedes neue Dokument und jede neue Version in mindfile wird zu einem aktuellen Teil des lebendigen Unternehmensgedächtnisses.
Was das Gedächtnis speist
LEBENDIGESUNTERNEHMENSGEDÄCHTNIS
Jedes neue Dokument erweitert das durchsuchbare, KI-fähige Gedächtnis des Unternehmens.
Speichern und Verwalten
Suchen und Verstehen
Analysieren und Erstellen
Handeln und Steuern
Der komplette Lebenszyklus von der Aktenannahme bis zur Vernichtung – ohne verstreute Ordner und Excel-Listen.
Klassifizieren Sie mit der Hierarchie Einheit → Kategorie → Dokumenttyp. Für jede Akte eine eindeutige Referenznummer und anpassbare Indexfelder.
REF: BAS0000001Detaillierte Suche über Indexfelder, intelligente Filter, die sich mit Ihrer Auswahl aktualisieren, und Volltextsuche im Dokumentinhalt.
REF: ARA-0042Verwalten Sie Ausleihanträge für physische Akten mit Genehmigungsworkflow und verfolgen Sie Transfers zwischen Einheiten auf einem einzigen Bildschirm. Keine Akte geht verloren.
REF: ODC-0117Erkennen Sie automatisch Akten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, und führen Sie genehmigte, dokumentierte und vorschriftskonforme Vernichtungsprozesse durch.
REF: IMH-0009Wer hat was wann gesehen? Jede Aktion – vom Auflisten über das Ansehen bis zum Aktualisieren – wird erfasst. Seien Sie jederzeit auditbereit.
REF: RPR-0233Drucken Sie Barcode-/QR-Code-Etiketten für physische Archivkartons und Ordner direkt aus dem System und bewahren Sie Ihre Regalordnung.
REF: ETK-0001 · BALD15 Probleme, die mindfile heute löst – und 6 Schritte auf unserer Produkt-Roadmap
Importieren Sie Ihre Dokumente und strukturieren Sie sie nach Einheit, Kategorie und Dokumenttyp. Die Indexfelder werden auf Ihre Organisation zugeschnitten.
Suchen Sie nach Aktenname, Referenz, Indexwert oder direkt im Inhalt. Intelligente Filter grenzen mit jeder Auswahl weiter ein.
Fassen Sie zusammen und vergleichen Sie mit dem AI Cockpit; führen Sie Ausleih-, Transfer- und Vernichtungsprozesse mit Genehmigungsworkflows durch.
Mit der Benutzer- und Berechtigungsverwaltung sieht jede Person nur das, was ihre Einheit sehen muss.
Vom Ansehen bis zum Aktualisieren wird jede Aktion mit Zeitstempel erfasst und kann nicht gelöscht werden.
Erfüllen Sie Ihre regulatorischen Pflichten mit Aufbewahrungsplänen und dokumentierten Vernichtungsabläufen.
Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt; optional als On-Premise-Installation.
Wir treiben die Entwicklung von mindfile noch weiter voran, indem wir mit den Ökosystemen zusammenarbeiten, zu denen wir gehören.
Alle Tarife beginnen mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase. Jederzeit upgraden oder kündigen.
Erzählen Sie uns kurz von Ihrem Unternehmen; wir melden uns innerhalb eines Werktags, um einen Termin zu Ihren eigenen Anwendungsfällen zu vereinbaren.
Testen Sie alle Funktionen 14 Tage kostenlos. Die Einrichtung dauert weniger als einen Tag, und Ihre Daten gehören Ihnen.
