Vertragsmanagement
Ihr Vertrag warnt Sie auch nach der Unterschrift.
Entwurf, Verhandlungsrunden, Freigabe und Unterschrift an einem Ort. Verlängerungs- und Kündigungsfristen werden nie zur Überraschung.
Mehr erfahrenCorporate Brain · Unternehmensintelligenz
Ihre Dokumente arbeiten. Ihr Team hat den Kopf frei.
mindfile liest Ihre Verträge, Rechnungen, Korrespondenz und Scans, legt sie selbst ab und beantwortet Fragen mit der Seite, auf der es steht. Wiederkehrende Arbeit wie Fristen, Prüfungen und Berichte übernehmen Ihre digitalen Mitarbeitenden.
- Jede Antwort mit Quelle
- Personenbezogene Daten nach Ihren Regeln maskiert
- In der Cloud oder auf Ihren Servern
Die Ökosysteme, zu denen wir gehören
Wir entwickeln mindfile gemeinsam mit diesen Ökosystemen weiter.
Sobald ein Dokument eingeht, arbeitet es für Sie.
Vier Schritte. Bei keinem müssen Sie Daten eintippen.
01 · Eingang
Egal woher, alles in ein Archiv.
E-Mail-Anhang, Scanner, Drive, SharePoint oder der gemeinsame Ordner, den seit Jahren niemand anfasst. Gescanntes Papier inklusive.
02 · Ablage
Liest, klassifiziert, füllt die Felder.
Dokumenttyp, Einheit, Partei, Datum, Betrag … mindfile liest es aus dem Dokument. Was unsicher ist, rät es nicht, es fragt Sie.
03 · Antwort
Sie fragen, es antwortet mit der Seite.
Fragen Sie in eigenen Worten; die Antwort kommt mit Dokument, Seite und Klausel. Dokumente ohne Ihre Berechtigung fließen nie ein.
04 · Erinnerung
Wenn es Zeit ist, meldet es sich.
Kündigungsfrist, Zahlungstermin, Aufbewahrungsfrist … Ihr digitaler Mitarbeiter behält sie im Blick, bereitet das Nötige vor und holt vor dem Versand Ihre Freigabe ein.
Lebendiges Gedächtnis
Lebendiges Unternehmensgedächtnis in vier Ebenen
Jedes neue Dokument und jede neue Version in mindfile wird Teil des durchsuchbaren, KI-fähigen Gedächtnisses Ihres Unternehmens. Alle vier Ebenen darauf sind heute im Einsatz.
Was das Gedächtnis speist
- Neue Verträge
- Angebote
- Richtlinien
- Neue Versionen
- Berichte
Lebendiges Unternehmensgedächtnis
Jedes neue Dokument erweitert das durchsuchbare, KI-fähige Gedächtnis des Unternehmens.
- 01DokumentebeneSpeichern und verwaltenArchiv · Metadaten · OCR · Berechtigungen · Versionen · Audit-TrailLive
- 02IntelligenzebeneSuchen und verstehenAI Cockpit · Belegte Antworten · Vergleich · AnalyseLive
- 03AgentenebeneAnalysieren und erstellenFachagenten · Berichte · Empfehlungen · Strukturierte ErgebnisseLive
- 04Workflow- und AktionsebeneHandeln und steuernAufgaben · Freigaben · Erinnerungen · Prozesse · SystemaktionenLive
mindfile AI
Sie wissen, was Sie suchen. mindfile weiß, wo es steht.
Fragen Sie Ihr Archiv wie eine Kollegin. mindfile antwortet nur aus Ihren Dokumenten und zeigt, woher jeder Satz stammt.
Jede Angabe führt per Klick zur Seite, auf der sie steht. Ein Beleg, keine Vermutung.
Drei Verträge nebeneinander lesen, ohne dafür einen Nachmittag zu opfern.
Hundert Seiten als Fünf-Minuten-Lektüre oder als Audio-Briefing für unterwegs.
Was vor der Unterschrift Aufmerksamkeit braucht, nach Gewicht geordnet.
Digitale Mitarbeitende
Routine abgeben. Die Kontrolle behalten.
Jeder digitale Mitarbeiter hat eine Aufgabe, einen Zuständigkeitsbereich und eine Führungskraft: Sie. Sie beschreiben, was zu tun ist; die Arbeit wird erledigt, und beim entscheidenden Schritt fragt er Sie.
Was möchten Sie abgeben?
Lena
Vertragsfristen
Sie schreiben
Lena, finde alle Verträge mit Kündigungs- oder Verlängerungstermin in den nächsten 60 Tagen und erinnere die Verantwortlichen.
Ergebnis
- 214 Verträge geprüft
- 3 anstehende Fristen gefunden
- Erinnerungs-E-Mails vorbereitet
Wartet vor dem Versand auf Ihre Freigabe
Max
Rechnungsprüfung
Sie schreiben
Max, prüf die Rechnungen dieses Monats auf fehlende Angaben und doppelte Buchungen.
Ergebnis
- 142 Rechnungen gelesen
- 2 Dubletten gefunden
- 1 Rechnung ohne Steuernummer
Wartet vor der Weitergabe an die Buchhaltung auf Ihre Freigabe
Mia
Datenschutz-Scan
Sie schreiben
Mia, liste im Personalarchiv alle Dokumente mit personenbezogenen Daten auf, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Ergebnis
- 3.214 Dokumente geprüft
- 48 enthalten Personendaten
- 12 bereit zur Vernichtung
Vernichtungsliste wartet auf Ihre Freigabe
Jonas
Management-Bericht
Sie schreiben
Jonas, schick der Geschäftsführung jeden Montag um 9 Uhr eine Übersicht zu Verträgen und Archiv der Vorwoche.
Ergebnis
- Bericht jeden Montag fertig
- Quelldokumente angehängt
- Geteilt im Teams-Kanal
Zeigt Ihnen den ersten Bericht vor dem Versand
Sophie
Posteingang
Sie schreiben
Sophie, leg die gescannte Post aus dem gemeinsamen Ordner bei der richtigen Einheit ab; frag mich, wenn du unsicher bist.
Ergebnis
- 36 neue Dokumente eingegangen
- 33 korrekt abgelegt
- 3 warten auf Ihre Entscheidung
3 Dokumente warten auf Ihre Freigabe
Arbeitet mit Slack, Teams, Outlook, Gmail, Jira und Google Kalender. Mit einem Klick halten Sie alle an.
Vom ersten bis zum letzten Tag eines Dokuments, auf einer Plattform.
Statt einzelner Tools, Excel-Listen und gemeinsamer Ordner.
Import und automatische Indexierung
Jahre an Archiv, in wenigen Tagen an seinem Platz.
Ordner verbinden; mindfile liest, klassifiziert und füllt die Indexfelder. Wo es unsicher ist, fragt es Sie.
Mehr erfahrenSicherer Dateitransfer
Dokumente anfordern, direkt ins Archiv.
Lieferanten und Kunden laden Dokumente über Ihren sicheren Link hoch; jede Datei wird auf Viren geprüft und landet im richtigen Ordner.
Mehr erfahrenArchivverwaltung
„Wer hat die Akte?“ gehört der Vergangenheit an.
Standort, Version, Aufbewahrungsfrist und aktueller Verbleib jedes Dokuments sind bekannt. Ausleihe, Übergabe und Vernichtung laufen mit Freigabe.
Mehr erfahrenDatenschutz & Sicherheit
Die KI arbeitet, ohne personenbezogene Daten zu sehen.
Ausweisnummer, IBAN, Telefonnummer und mehr werden maskiert, bevor sie den Anbieter erreichen. Wer was wann gesehen hat, ist protokolliert.
Mehr erfahrenEgal, an welchem Schreibtisch Sie sitzen: Ihre Arbeit wird leichter.
mindfile löst in jeder Abteilung ein anderes Problem. Wählen Sie Ihres.
- 1
Die Klausel in Sekunden finden
„Welche Verträge enthalten eine Vertragsstrafe?“ ist jetzt eine einzige Frage.
- 2
Verhandlungen Klausel für Klausel führen
Jede Runde der Gegenseite, mit ihren Änderungen nebeneinander.
- 3
Keine Kündigungsfrist mehr verpassen
Vor Ablauf der Frist geht eine Erinnerung an die verantwortliche Person.
Passend dazu:Vertragsmanagementmindfile AI
- 1
Rechnung und Grundlage an einem Ort
Rechnung, Bestellung und Vertrag mit einer Suche vor Ihnen.
- 2
Zahlungstermine in der Agenda
Zahlungsfristen aus Verträgen landen von selbst im Kalender.
- 3
Jeden Tag prüfungsbereit
Jedes angeforderte Dokument, samt Angabe, wer es wann geöffnet hat.
Passend dazu:mindfile AIArchivverwaltung
- 1
Die Personalakte an einem Ort
Auch Gescanntes wird gelesen und landet in der Akte der richtigen Person.
- 2
Datenschutzkonform aufbewahren und vernichten
Abgelaufene Unterlagen werden aufgelistet und mit Protokoll vernichtet.
- 3
Richtlinienfragen mit Quelle beantwortet
Fragen von Mitarbeitenden werden mit der passenden Klausel der Richtlinie beantwortet.
Passend dazu:Datenschutz & SicherheitArchivverwaltung
- 1
Die Wochenübersicht kommt von selbst
Ein digitaler Mitarbeiter erstellt den Bericht; Sie lesen nur noch.
- 2
Risiken vor der Unterschrift sehen
Analyseberichte heben ungewöhnliche Klauseln hervor.
- 3
Wer was gesehen hat, jederzeit klar
Jede Aktion, auch das Ansehen, steht in einem unlöschbaren Protokoll.
Passend dazu:Digitale MitarbeitendeDatenschutz & Sicherheit
- 1
Jahre an Archiv in wenigen Tagen übernommen
Aus Drive, SharePoint, OneDrive, SFTP oder von der Festplatte, im Hintergrund.
- 2
Papier und Digital in einem Bestand
Mit Regal, Box, Ausleihe und Rückgabe.
- 3
Ihre Regeln
Rechte nach Einheit, Rolle und Vertraulichkeitsstufe; auf Wunsch auf Ihren eigenen Servern.
Passend dazu:Import und automatische IndexierungArchivverwaltung
Lösungen nach Branche und AbteilungEinkaufQualitätskontrolleRechtGesundheitswesenBehörden und KommunenPersonalwesen
Der Einstieg: drei Schritte.
- 1
Kennenlernen
In 45 Minuten hören wir zu und zeigen mindfile an Ihrem eigenen Szenario.
- 2
Mit Ihren Dokumenten testen
Ihr Team testet mit Ihren echten Dokumenten. Sie sehen das Ergebnis, bevor Sie entscheiden.
- 3
Gemeinsam live gehen
Bei der Einrichtung und beim Import Ihres Archivs sind wir an Ihrer Seite.
Preise
Pro Nutzer, so viel Sie brauchen. Das konkrete Angebot erarbeiten wir gemeinsam im ersten Gespräch.
Sehen Sie es mit Ihren eigenen Dokumenten.
Füllen Sie das Formular aus; wir melden uns innerhalb eines Werktags und vereinbaren eine Vorführung mit Ihrem Szenario.
- Keine Vorbereitung nötig, 45 Minuten genügen
- Auf Wunsch mit einer kleinen Auswahl Ihrer Dokumente
- Passen wir nicht zu Ihnen, sagen wir das offen
Was Sie vielleicht fragen
Werden unsere Dokumente zum Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. Ihre Dokumente werden für kein KI-Modell zum Training verwendet; sie werden nur gelesen, um Ihre Fragen zu beantworten. Mit KI-Anbietern arbeiten wir nach einer Zero-Data-Retention-Richtlinie: Der übermittelte Text wird nach der Antwort nicht gespeichert. Die Maskierung personenbezogener Daten ist eine Einstellung Ihres Unternehmens; Sie legen fest, welche Datenarten maskiert werden. Unsere Dienste und Server befinden sich in der Türkei.
Wie lange dauert der Umzug unseres Archivs?
Das hängt von der Zahl der Dokumente ab, hält Ihr Team aber nicht auf: Der Import läuft im Hintergrund, während Sie mindfile bereits nutzen.
Wir haben auch ein Papierarchiv. Was passiert damit?
Auch physische Akten kommen in den Bestand, mit Standort, Ausleihstatus und Aufbewahrungsfrist. Gescannte Seiten werden zu durchsuchbarem Text.
Können wir mindfile auf eigenen Servern betreiben?
Ja, es gibt eine Installation vor Ort. In der Cloud werden Ihre Daten getrennt von allen anderen Unternehmen gehalten.
Unser Team ist nicht technisch. Ist es schwer zu lernen?
Wer in ein Suchfeld tippen kann, kann es nutzen. Wir richten es gemeinsam mit Ihrem Team ein und begleiten die ersten Schritte.
Wissen soll nicht im Archiv liegen. Es soll arbeiten.
Nehmen Sie sich 45 Minuten und sehen Sie, was sich mit Ihren eigenen Dokumenten ändert.
