Personalakte: enge Rechte, lückenloser Verlauf
Personalakten enthalten so viele personenbezogene Daten wie kaum ein anderes Dokument. Der Zugriff wird nach Rolle und Einheit eingegrenzt, Dokumente mit Vertraulichkeitsstufe erfordern eine zusätzliche Freigabe, und jeder Zugriff steht im Aktivitätsverlauf. Geht eine Anfrage nach der KVKK, dem türkischen Datenschutzgesetz, ein, ist die Frage „Wer hat das gesehen?“ dokumentiert beantwortet.
Richtlinien: Mitarbeitende fragen selbst
Fragen zu Urlaub, Spesen, Homeoffice und Zusatzleistungen binden einen großen Teil der Zeit im Personalteam, und es sind immer wieder dieselben. Liegen die Richtlinien im Archiv, stellen Mitarbeitende ihre Frage direkt und erhalten die Antwort zusammen mit der passenden Seite der Richtlinie.
Ein- und Austritt
Wenn Prozessunterlagen an einem Ort und versioniert vorliegen, macht das bei Prüfungen und Übergaben den Unterschied:
- Arbeitsverträge und Anlagen in der jeweils gültigen Fassung
- Freigabe- und Meldeformulare
- Schulungsnachweise und Zertifikate
- Protokolle zum Austrittsprozess
Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen. Der Aufbewahrungsplan je Dokumenttyp überführt abgelaufene Unterlagen in den Vernichtungsablauf; die Vernichtung erfordert eine Freigabe und wird protokolliert.
