Das Gedächtnis verschwindet nicht, es wird unerreichbar
Wissen wird selten gelöscht. Es liegt im falschen Ordner, unter anderem Namen, in einer anderen Einheit oder im Postfach einer ehemaligen Kollegin. Für das Unternehmen ist das Ergebnis dasselbe: Wissen, das man auf Nachfrage nicht findet, ist nicht vorhanden.
Wo zeigen sich die Kosten?
Ein schwaches Unternehmensgedächtnis taucht in keiner Kostenstelle auf. Sie erkennen es an diesen Symptomen:
- Dieselbe Analyse wird zwei Jahre später von Grund auf neu erstellt
- Eine vertragliche Zusage wird übersehen, weil die Person, die sie kannte, gegangen ist
- Neue Mitarbeitende brauchen Monate, bis sie produktiv sind
- Bei einer Prüfung oder einem Rechtsstreit dauert die Suche nach Unterlagen Tage
Ein Archiv ist noch kein Gedächtnis
Dokumente geordnet aufzubewahren ist notwendig, aber nicht ausreichend. Solange ein Archiv keine Fragen beantwortet, ist es ein Lager. Zum Gedächtnis wird es erst, wenn sein Inhalt durchsuchbar, verknüpft und befragbar ist.
Der Weg zum lebendigen Gedächtnis
In der Praxis braucht es drei Dinge: Jedes Dokument ist klassifiziert und mit Berechtigungen versehen, der Inhalt ist in durchsuchbaren Text umgewandelt, und Fragen lassen sich in natürlicher Sprache stellen. Zeigt die Antwort das Dokument und die Seite, auf die sie sich stützt, wird das Wissen wieder verlässlich.
mindfile vereint diese drei Ebenen in einem Produkt. Statt zu fragen, wer es wusste, fragt das Team direkt das Archiv.
HÄUFIGE FRAGEN
Sind Unternehmensgedächtnis und Wissensmanagement dasselbe?
Wissensmanagement ist die breite Disziplin rund um das Sammeln und Teilen von Wissen. Das Unternehmensgedächtnis ist ihr Ergebnis: die Fähigkeit eines Unternehmens, sich an seine Vergangenheit zu erinnern und darauf gestützt zu entscheiden.
Braucht ein kleines Unternehmen das?
Meist sogar mehr. In kleinen Teams konzentriert sich Wissen auf wenige Personen; ein einziger Weggang reißt eine unverhältnismäßig große Lücke.
