Digitale Mitarbeitende

Ihr Team wächst, nicht Ihr Personalbestand.

Digitale Mitarbeitende übernehmen die Dokumentenarbeit, die jede Woche gleich abläuft. Sie legen fest, was sie tun; was sie getan haben, sehen Sie jederzeit, mit Begründung.

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Ein digitaler Mitarbeiter, drei Schritte

Scrollen Sie: Einer aus Ihrem Team tritt vor, übernimmt die Arbeit und fragt Sie, wenn es darauf ankommt.

01 · Team zusammenstellen

Jeder verantwortet eine Aufgabe.

Vertragsfristen, Rechnungsprüfung, Datenschutz-Scan … jeder digitale Mitarbeiter hat genau eine Aufgabe und seinen eigenen Zugriffsbereich.

02 · Aufgabe übergeben

In Ihren eigenen Worten.

Kein Code, keine Einrichtung. Sie schreiben, was Sie brauchen; der digitale Mitarbeiter legt los und protokolliert jeden Schritt.

03 · Das letzte Wort haben Sie

Er fragt, wenn es darauf ankommt.

Was das Unternehmen verlässt oder nicht rückgängig zu machen ist, kommt zuerst zu Ihnen. Freigeben, bearbeiten oder stoppen.

01 · Team zusammenstellen
Jeder verantwortet eine Aufgabe.
Vertragsfristen, Rechnungsprüfung, Datenschutz-Scan … jeder digitale Mitarbeiter hat genau eine Aufgabe und seinen eigenen Zugriffsbereich.
02 · Aufgabe übergeben
In Ihren eigenen Worten.
Kein Code, keine Einrichtung. Sie schreiben, was Sie brauchen; der digitale Mitarbeiter legt los und protokolliert jeden Schritt.
03 · Das letzte Wort haben Sie
Er fragt, wenn es darauf ankommt.
Was das Unternehmen verlässt oder nicht rückgängig zu machen ist, kommt zuerst zu Ihnen. Freigeben, bearbeiten oder stoppen.

Sie entscheiden, wann er arbeitet

Jeder digitale Mitarbeiter beginnt auf eine oder mehrere Arten; welche aktiv sind, legen Sie fest.

Manuell
Wenn Sie eine Aufgabe geben
Sie schreiben die Aufgabe, er legt sofort los. Für einmalige Arbeiten.
Nach Zeitplan
Nach Ihrem Zeitplan
Täglich, werktags, an gewählten Wochentagen oder an einem festen Monatstag; mit Uhrzeit und Zeitzone.
Bei neuem Dokument
Wenn ein neues Dokument eingeht
Nach Dokumenttyp, Kategorie oder Einheit filtern; bei jedem passenden neuen Dokument startet er von selbst.

Ein Mitarbeiter kann mehrere Auslöser haben; jeden schalten Sie mit einem Klick ab.

Kommen Ihnen diese Probleme bekannt vor?

Drehen Sie eine Karte um; auf der Rückseite steht die Antwort von mindfile.

Niemand weiß, wo eine Freigabe gerade hängt.
Mit mindfile
Ein digitaler Mitarbeiter verfolgt offene Vorgänge, erinnert die Zuständigen und meldet Ihnen den Stand.
Jeder Schritt eines Dokumentenprozesses wird noch von Hand nachgehalten.
Mit mindfile
Nachverfolgen, Prüfen und Erinnern übernimmt der digitale Mitarbeiter; Sie kümmern sich nur um Ausnahmen.
Für jede neue Automatisierung warten Sie auf einen Entwickler.
Mit mindfile
„Prüfe jeden Monat die eingehenden Rechnungen und fasse sie zusammen.“ Mehr braucht es nicht; den Rest erledigt der digitale Mitarbeiter.
Der Wochenbericht kostet jeden Freitag jemanden den Nachmittag.
Mit mindfile
Der Bericht entsteht samt Quelldokumenten und liegt jeden Montag im richtigen Kanal.

Was sich für Sie ändert

Heute
Dieselbe Checkliste wird jeden Monat von Hand abgearbeitet.
Mit mindfile
Ein digitaler Mitarbeiter prüft sie und bringt Ihnen nur die Ausnahmen.
Heute
Erinnerungen stecken im Kopf einer Person.
Mit mindfile
Jede fällige Aufgabe erreicht rechtzeitig die richtige Person.
Heute
Der Freitagnachmittag geht für den Wochenbericht drauf.
Mit mindfile
Der Bericht liegt am Montagmorgen bereit.

Digitale Mitarbeitende

Routine abgeben. Die Kontrolle behalten.

Jeder digitale Mitarbeiter hat eine Aufgabe, einen Zuständigkeitsbereich und eine Führungskraft: Sie. Sie beschreiben, was zu tun ist; die Arbeit wird erledigt, und beim entscheidenden Schritt fragt er Sie.

Was möchten Sie abgeben?

Lena

Vertragsfristen

Sie schreiben

Lena, finde alle Verträge mit Kündigungs- oder Verlängerungstermin in den nächsten 60 Tagen und erinnere die Verantwortlichen.

Ergebnis

214 Verträge geprüft
3 anstehende Fristen gefunden
Erinnerungs-E-Mails vorbereitet

Wartet vor dem Versand auf Ihre Freigabe

Arbeitet mit Slack, Teams, Outlook, Gmail, Jira und Google Kalender. Mit einem Klick halten Sie alle an.

So funktioniert es

1
Einstellen
Beschreiben Sie die Aufgabe in eigenen Worten; wählen Sie Fähigkeiten und Zugriff.
2
Beobachten
Jeder Schritt wird mit seiner Begründung protokolliert.
3
Freigeben
Was nach außen geht oder nicht rückgängig zu machen ist, kommt zuerst zu Ihnen.

Was enthalten ist

Persönlich oder fürs Team: Für sich selbst einrichten oder mit der Einheit teilen.
Teams: Mehrere Mitarbeitende teilen sich die Arbeit unter einer Leitung.
Freigaberegeln: Legen Sie vorab fest, welche Aufgaben Ihnen vorgelegt werden.
Gedächtnis: Gelerntes fließt in spätere Arbeit ein.
Verbindungen: Slack, Microsoft Teams, Outlook, Gmail, Jira, Google Kalender.
Notstopp: Alle digitalen Mitarbeitenden mit einem Klick anhalten.

Häufige Fragen

Kann ein digitaler Mitarbeiter in meinem Namen E-Mails senden?

Nur wenn Sie es erlauben. Sie können für alles Ausgehende eine Freigabe verlangen und die Empfänger einschränken.

Worauf hat er Zugriff?

Nur auf das, was Sie freigeben. Ein digitaler Mitarbeiter sieht kein Dokument, das die Person, die ihn eingerichtet hat, nicht sehen darf.

Was, wenn er einen Fehler macht?

Jeder Schritt ist mit Begründung protokolliert, und Unumkehrbares wartet auf Ihre Freigabe. Notfalls halten Sie alle mit einem Klick an.

Sehen wir es uns mit Ihrem Szenario an.

Füllen Sie das Formular aus; wir melden uns innerhalb eines Werktags und richten die Vorführung mit Ihren Dokumenten ein.

Keine Vorbereitung nötig, 45 Minuten genügen
Auf Wunsch mit einer kleinen Auswahl Ihrer Dokumente
Passen wir nicht zu Ihnen, sagen wir das offen

Als NächstesVertragsmanagementVom Entwurf bis zur Verlängerung, ohne Fristversäumnis

Ihr Team wächst, nicht Ihr Personalbestand.