Was bestimmt die Frist?
Drei Quellen werden zusammen betrachtet: ausdrückliche Fristen in Spezialgesetzen (etwa die Aufbewahrungspflichten für Bücher und Belege im türkischen Steuer- und Handelsrecht), Verjährungsfristen (wie lange ein Dokument in einem Streitfall benötigt werden könnte) und die Frage, ob der Verarbeitungszweck fortbesteht.
Ist der Zweck entfallen und besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr, müssen die Daten gelöscht, vernichtet oder anonymisiert werden.
Was gehört in eine Aufbewahrungs- und Vernichtungsrichtlinie?
In Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, muss diese Richtlinie schriftlich vorliegen und umsetzbar sein.
- Welche Datenkategorie wie lange aufbewahrt wird
- Mit welchem Ereignis die Frist beginnt (Vertragsende, Ende der Geschäftsbeziehung usw.)
- Regelmäßige Vernichtungstermine und Verantwortliche
- Wie die Vernichtung dokumentiert wird: Protokoll und Nachweis
Der häufigste Fehler in der Praxis
Die Richtlinie wird geschrieben, aber im System nicht abgebildet. Wenn sie „5 Jahre“ vorsieht und kein Mechanismus das überwacht, werden Dokumente faktisch unbegrenzt aufbewahrt. Bei einer Prüfung zählt nicht, dass es die Richtlinie gibt, sondern der Nachweis, dass sie angewendet wird.
Was das System übernehmen sollte
Ein Dokumentenmanagementsystem kann diese Last tragen: Jedem Dokumenttyp ist ein Aufbewahrungsplan zugeordnet, abgelaufene Dokumente landen auf der Vernichtungsliste, die Vernichtung erfordert eine Freigabe und wird protokolliert. Der Aktivitätsverlauf beantwortet zudem die Frage, wer was wann gesehen hat.
mindfile bringt diese Abläufe als Teil des Produkts mit; Vernichtungen laufen über Freigabeschritte und mit lückenlosem Aktivitätsverlauf.
HÄUFIGE FRAGEN
Gelten dieselben Regeln für das Papierarchiv?
Ja. Die KVKK unterscheidet nicht nach dem Datenträger; personenbezogene Daten in einer Papierakte unterliegen denselben Grundsätzen. Im physischen Archiv erfolgt die Vernichtung meist über einen protokollierten Vernichtungsprozess.
Muss ich ein Dokument nach Fristablauf löschen?
Wenn kein anderer Rechtsgrund für die Aufbewahrung besteht, ja: Dann entsteht die Pflicht zum Löschen, Vernichten oder Anonymisieren. Gibt es einen berechtigten Grund, etwa einen laufenden Rechtsstreit, sollte dieser mit Begründung dokumentiert werden.
