1–3: Erst entscheiden, dann scannen
Schritt eins ist die Bestandsaufnahme: Welche Dokumente welchen Typs liegen in welcher Einheit, und wie viele ungefähr? Schritt zwei ist das Klassifikationsschema, also die Hierarchie aus Einheit, Kategorie und Dokumenttyp. Schritt drei legt für jeden Dokumenttyp die Indexfelder fest (bei Verträgen etwa Vertragspartei, Beginn und Ende).
Wer ohne diese drei Schritte zu scannen beginnt, hat am Ende zehntausende PDFs, in denen sich nichts finden lässt.
4–5: Scannen und in Text umwandeln
Die Scanqualität bestimmt alles Weitere: Schiefe, niedrig aufgelöste oder unvollständige Scans senken die OCR-Qualität direkt. Nach dem Scannen werden die Dokumente per OCR in Text umgewandelt; erst danach können Volltextsuche und KI-Funktionen arbeiten.
6: Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln festlegen
Ein falsch konfiguriertes digitales Archiv unterscheidet sich vom Papierarchiv darin, dass plötzlich jeder alles sehen kann. Vor dem Start sollten Berechtigungen nach Rolle und Einheit, Vertraulichkeitsstufen und Aufbewahrungspläne definiert sein.
7: Einführung und Gewohnheit
Halten Sie die Übergangsphase kurz: Neue Dokumente kommen verbindlich ins System, das Altarchiv wird parallel übernommen. Sobald Nutzer merken, dass sie Fragen stellen können, statt zu suchen, steigt die Akzeptanz. Die beste Schulung ist, das System vom ersten Tag an mit echten Fragen zu nutzen.
Beim Massenimport schlägt mindfile für jedes Dokument Einheit, Kategorie und Dokumenttyp vor; kein Vorschlag wird ohne Ihre Freigabe übernommen.
HÄUFIGE FRAGEN
Muss das gesamte Altarchiv gescannt werden?
In der Regel nicht. Üblich ist, zuerst die Unterlagen zu scannen, die aktiv genutzt werden und rechtlich noch relevant sind, und den Rest bei Bedarf zu digitalisieren. Das verkürzt das Projekt von Monaten auf Wochen.
Dürfen Papierdokumente nach dem Scannen vernichtet werden?
Das hängt vom Dokumenttyp ab. Bei manchen Dokumenten muss das handschriftlich unterzeichnete Original aufbewahrt werden. Das Scannen hebt die Pflicht zur physischen Aufbewahrung nicht automatisch auf; über die Vernichtung sollte im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben und Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie entschieden werden.
