Einheit, Kategorie und Dokumenttyp
Die Klassifizierung folgt dem Aktenplan der Behörde: Über die Hierarchie aus Einheit, Kategorie und Dokumenttyp hat jedes Dokument einen festen Platz. Referenznummer und Indexfelder machen es später auffindbar.
Aufbewahrung, Vernichtung und Abgabe
Aufbewahrungsfristen sind an den Dokumenttyp gebunden. Abgelaufene Dokumente landen auf der Vernichtungsliste; die Vernichtung durchläuft Freigabeschritte und wird protokolliert. Da jeder Schritt im Aktivitätsverlauf steht, ist die Frage „Wann und mit wessen Freigabe?“ dokumentiert beantwortet.
Ausleihe und Übergabe
Auch der Umlauf physischer Akten zwischen Einheiten wird erfasst: Ausleihanfragen erfordern eine Freigabe, der aktuelle Verbleib ist sichtbar, und nach Fristablauf folgt eine Erinnerung. Damit ist das Problem verschwundener Akten weitgehend gelöst.
Wenn die Daten im Haus bleiben sollen
mindfile lässt sich auf eigenen Servern (On-Premises) betreiben; die Daten bleiben dann vollständig in der Infrastruktur der Behörde.
