Vier Faktoren, die den Preis bestimmen
Damit Angebote vergleichbar werden, sollten Sie alle vier getrennt abfragen.
- Nutzerzahl: In den meisten SaaS-Modellen die Grundlage der monatlichen Gebühr
- Dokumenten- und Speichervolumen: Wächst mit dem Archiv
- Betriebsmodell: Cloud oder eigene Server (On-Premises)
- Zusatzfunktionen: OCR, KI, SSO / Active Directory, API-Zugang
Versteckte Kosten
Die Lizenz macht oft nur die Hälfte der Gesamtkosten aus. Die eigentlichen Posten sind meist die Übernahme des Bestandsarchivs, der Aufbau der Berechtigungsstruktur, Schulung und die Akzeptanz im Haus. Die Frage „Sind Einrichtung und Datenübernahme enthalten?“ ist bei der Bewertung eines Angebots so wichtig wie die Monatsgebühr.
Der zweite versteckte Posten sind die Ausstiegskosten: In welchem Format, in welcher Frist und zu welchen Kosten erhalten Sie Ihre Daten zurück, wenn der Vertrag endet?
Cloud oder eigene Server?
In der Cloud haben Sie planbare monatliche Kosten; Server, Backups und Updates sind nicht Ihre Aufgabe. Beim Betrieb auf eigenen Servern fallen die Kosten vorab an (Hardware, Einrichtung, Wartung), dafür bleiben die Daten vollständig in Ihrer Infrastruktur. Dürfen Daten aufgrund von Vorschriften oder interner Richtlinien das Haus nicht verlassen, geht diese Entscheidung dem Preis vor.
Preisgestaltung bei mindfile
mindfile wird pro Nutzer berechnet und nach Teamgröße, benötigten Modulen und Betriebsmodell (Cloud oder eigene Server) angeboten. Statt eines Listenpreises erarbeiten wir das konkrete Angebot im ersten Gespräch gemeinsam mit Ihnen. Sie können kostenlos starten und mindfile vor Ihrer Entscheidung mit Ihren eigenen Dokumenten sehen.
HÄUFIGE FRAGEN
Zahlt man pro Nutzer oder pro Dokument?
mindfile wird pro Nutzer berechnet. Am Markt gibt es auch Modelle, die nach Dokumenten oder Speicher abrechnen. Klären Sie beim Vergleich, welches Modell zugrunde liegt und wie sich der Preis entwickelt, wenn das Dokumentenvolumen wächst.
Kosten die KI-Funktionen extra?
Welche Module das Angebot umfasst, legen wir gemeinsam nach Ihrem Bedarf fest. Umfang und Nutzungsgrenzen der KI-Funktionen sind im Angebot klar ausgewiesen.
