Berechtigungen und Sicherheit
Die ersten drei Fragen zeigen, ob das System zur Struktur Ihres Unternehmens passt.
- 1. Lassen sich Rechte nach Einheit und Dokumenttyp vergeben oder nur auf Ordnerebene?
- 2. Gibt es für vertrauliche Dokumente einen zusätzlichen Freigabemechanismus?
- 3. Lässt sich auswerten, wer was wann angesehen hat?
Lebenszyklus
Der Weg eines Dokuments von der Aufnahme bis zur Vernichtung bleibt in vielen Projekten lückenhaft.
- 4. Lässt sich ein Aufbewahrungsplan hinterlegen, und werden abgelaufene Dokumente automatisch aufgelistet?
- 5. Erfordert die Vernichtung eine Freigabe, und wird sie protokolliert?
- 6. Gibt es eine Versionsverwaltung, und kann man zu einer älteren Version zurückkehren?
Daten und Inhalte
Ob ein System im Alltag nützt, entscheidet die Durchsuchbarkeit.
- 7. Werden gescannte Dokumente per OCR durchsuchbar?
- 8. Wie wird das bestehende Archiv übernommen; gibt es Massenimport und Anbindungen an Quellsysteme?
- 9. In welchem Format und in welcher Frist erhalte ich meine Daten zurück, wenn der Vertrag endet?
Und die wichtigste Frage
10. Findet das System nur die Datei, oder beantwortet es auch meine Frage? Diese Frage zeigt am schnellsten, worin sich ein klassisches Dokumentenmanagementsystem von einer Plattform für Unternehmenswissen unterscheidet.
HÄUFIGE FRAGEN
Können wir in der Demo unsere eigenen Dokumente verwenden?
Das sollten Sie sogar. Mit vorbereiteten Demodaten sieht jedes System gut aus; den Unterschied erkennen Sie, wenn Sie Ihre eigene Frage an Ihren eigenen Vertrag stellen. mindfile führt Demos mit den Dokumenten des jeweiligen Teams durch.
Wie lange dauert die Einführung?
In der Cloud beginnen Teams meist noch am selben Tag. Was die Dauer tatsächlich bestimmt, sind die Übernahme des Archivs und der Aufbau der Berechtigungsstruktur.
