Was leistet ein klassisches DMS, und wo endet es?
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS) speichert, klassifiziert, berechtigt und versioniert Dokumente und schreibt jeden Vorgang in den Aktivitätsverlauf. Das ist unverzichtbar, und mindfile leistet all das ebenfalls.
Mit einem klassischen DMS erarbeiten Sie die Antwort aber weiterhin selbst: die richtige Datei finden, öffnen, lesen, vergleichen und das Ergebnis aufschreiben. Das System gibt Ihnen die Datei, nicht die Antwort.
Vier Ebenen
mindfile legt dieselbe Grundlage und ergänzt drei weitere Ebenen:
- Dokumentebene, speichern und verwalten: Archiv, Metadaten, OCR, Berechtigungen, Versionen, Aktivitätsverlauf
- Intelligenzebene, suchen und verstehen: Antworten mit Quellenangabe, Vergleich, Analyse
- Agentenebene, analysieren und erstellen: Fachagenten, Berichte und strukturierte Ergebnisse
- Workflow-Ebene, ins Handeln kommen: Aufgaben, Freigaben, Erinnerungen, Prozesse
Dieselbe Frage, zwei Systeme
Nehmen Sie die Frage: „Wie viele Tage beträgt die Kündigungsfrist in unseren Verträgen mit diesem Lieferanten?“ Mit einem klassischen DMS suchen Sie, finden vier Verträge, öffnen jeden, lesen die betreffende Klausel und machen sich Notizen: eine Viertelstunde.
Mit mindfile stellen Sie die Frage und erhalten die Antwort mit Verweisen auf die betreffenden Seiten der vier Verträge. Sie öffnen die Quelle und prüfen. Der Unterschied liegt weniger in der Zeit als in der Verlässlichkeit: Eine Antwort mit Quelle lässt sich überprüfen.
Wann reicht ein klassisches DMS?
Ehrlich gesagt: Wenn Sie wenige Dokumente haben, diese weitgehend gleichartig sind und Sie vor allem geordnete Ablage und Berechtigungen brauchen, erfüllt ein klassisches DMS seinen Zweck.
mindfile macht den Unterschied, wenn das Archiv wächst und die Fragen nicht mehr „welche Datei?“ lauten, sondern „welche Bedingung, welche Zusage, welches Datum?“. Fließen Ihre Dokumente in Entscheidungen ein, ist eine Antwort mit Quelle kein Komfort, sondern eine Notwendigkeit.
Wie läuft der Umstieg?
Das bestehende Archiv wird per Massenimport übernommen; Dokumente werden Einheit, Kategorie und Dokumenttyp zugeordnet, und kein Vorschlag wird ohne Ihre Freigabe übernommen. Sie bauen die Dokumentebene also nicht neu auf, sondern übernehmen Ihre bestehende Ordnung und schalten die weiteren Ebenen darauf frei.
HÄUFIGE FRAGEN
Müssen wir unser bisheriges DMS aufgeben?
Nicht zwingend, aber zwei Archive parallel zu führen ist in der Praxis teuer. Üblich ist, neue Dokumente über mindfile laufen zu lassen und das Altarchiv per Massenimport zu übernehmen.
Ersetzt die KI die Funktionen des Dokumentenmanagements?
Nein, sie baut darauf auf. Ohne Berechtigungen, Versionen, Aufbewahrung und Aktivitätsverlauf ist die KI-Ebene nicht verlässlich; eine Antwort mit Quelle ist nur so aussagekräftig wie das verwaltete Archiv darunter.
Lässt sich mindfile zusammen mit EBYS nutzen?
Ja. EBYS ist in der Türkei das elektronische Dokumentensystem der öffentlichen Verwaltung. Organisationen wickeln den amtlichen Schriftverkehr meist über EBYS ab und führen Verträge und technische Unterlagen in mindfile. Exporte aus EBYS lassen sich ebenfalls ins Archiv importieren.
