Entscheidend: wer worauf zugreift
Gesundheitsdaten gehören zu den besonders schutzwürdigen personenbezogenen Daten; der Zugriff muss eng begrenzt und nachweisbar sein. Rechte werden nach Einheit, Rolle und Dokumenttyp vergeben, Dokumente mit Vertraulichkeitsstufe erfordern eine zusätzliche Freigabe, und jede Ansicht steht im Aktivitätsverlauf.
Ein prüfungsbereites Archiv
Die bei Akkreditierungen und internen Audits am häufigsten verlangten Unterlagen liegen in einer Struktur:
- Verfahrens- und Arbeitsanweisungen: aktuelle Version klar erkennbar, ältere Versionen abrufbar
- Einwilligungserklärungen und Anlagen zur Patientenakte
- Geräte-, Kalibrierungs- und Beschaffungsunterlagen
- Schulungsnachweise und Personalunterlagen
Schluss mit dem Versionschaos
Bei Verfahrensanweisungen besteht das eigentliche Risiko nicht darin, dass ein Dokument verloren geht, sondern dass eine veraltete Version weiter verwendet wird. Die Versionsverwaltung macht die gültige Fassung eindeutig; welche Version an welchem Datum in Kraft war, lässt sich auch rückwirkend zeigen.
Aufbewahrungsfristen
Jedem Dokumenttyp ist ein Aufbewahrungsplan zugeordnet; abgelaufene Unterlagen gehen in den Vernichtungsablauf, und die Vernichtung wird protokolliert. Der Ablauf wird entlang der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten konfiguriert.
